La scelta della location delle nozze

La scelta della location delle nozze vi sembra una missione impossibile? Questo articolo è per voi!

La scelta della location è uno dei servizi inclusi nella mia consulenza completa, ed una parte molto importante del mio lavoro, che solleva gli sposi da un impegno molto spesso sottovalutato.
La ricerca della location giusta impiega molte settimane, appuntamenti, sopralluoghi, valutazioni, compilazione di schede dettagliate e studio della logistica.
Mentre per gli sposi, che per la prima volta si trovano ad affrontare tutto questo, fare sopralluoghi può essere complicato, per un Wedding Planner è un’attività abbastanza comune.
Un professionista saprà già come organizzare il lavoro, quali sono i punti su cui focalizzarsi durante un site inspection e come prepararsi ad un nuovo appuntamento.
Ad esempio:
– assicurarsi di avere il recapito corretto della location/persona con cui si ha appuntamento, l’itinerario migliore per arrivarci
– avere con se una macchina fotografica e scattare foto per avere un promemoria visivo degli spazi a disposizione
– le domande da fare.

Consapevole quindi delle difficoltà che spesso incontrano gli sposi che affrontano da soli questa ricerca, cercherò di darvi alcune indicazioni principali, le stesse che mi guidano nella scelta della location per le coppie che si rivolgono a me.

Partiamo dal presupposto che ogni coppia di sposi è diversa e quindi anche ogni matrimonio è diverso. Ci tengo molto a questo aspetto: mi è capitato infatti che una mia cliente mi chiedesse “qual è la location perfetta?”. E’ importante capire che non esiste assolutamente la location perfetta. Per questo il primo passo per scegliere la location adatta a voi è pensare allo stile del vostro matrimonio: come ve lo immaginate? Che atmosfera si dovrà respirare quel giorno? Ricordate che il matrimonio deve rispecchiare voi stessi.

Dopo numerosi sopralluoghi ed esperienza maturata, nella scelta della location i fattori principali da tenere in considerazione sono essenzialmente questi:

DISTANZA:

Il mio primo consiglio è di cercare sempre una location che non disti troppo dalla sede della cerimonia, soprattutto se avete molti ospiti che arrivano da lontano, o anziani, o famiglie con bambini piccoli. L’ideale sarebbe una location nel raggio di al massimo 30 minuti dal luogo della celebrazione.
Durante un site inspection valutate il percorso da fare e la viabilità.

Una soluzione molto in voga negli ultimi tempi è celebrare il rito direttamente sul posto del ricevimento: sappiate che si tratta quasi sempre di cerimonie fittizie. La legge italiana al momento non consente i matrimoni civili/religiosi al di fuori di un luogo comunale o religioso;  il matrimonio vero e proprio verrà quindi celebrato negli appositi luoghi alla presenza dei soli testimoni, alcuni giorni precedenti o anche il giorno stesso, e successivamente verrà “messo in scena” un rito civile per gli ospiti (ne abbiamo parlato nel dettaglio qui).

NUMERO INVITATI E STAGIONE:

La scelta della location è legata per forza alla capienza massima che questa offre. Il secondo passo da compiere è quindi stilare una lista (cercando di essere quanto più precisi possibile) e valutare realisticamente il numero di ospiti che vi aspettate parteciperanno. In base a questo potrete scartare location troppo grandi, con il rischio che i vostri ospiti si sentano spaesati, o viceversa troppo piccole, senza dare quindi loro la possibilità di muoversi liberamente.

Naturalmente la scelta è legata anche alla stagione in cui desiderate sposarvi: non tutti i posti riescono ad adattarsi a matrimoni estivi o invernali. Se decidete di sposarvi a dicembre ad esempio, sarà naturale scartare location prettamente all’aperto e cercarne invece una che riesca a trasmettere il calore del periodo e far sentire i vostri ospiti quasi a casa.
Non sottovalutate naturalmente l’importanza del piano B: sarebbe infatti consigliabile scegliere una struttura che riesca a garantirvi un corretto piano di riserva in caso di pioggia o maltempo.

BUDGET:

Importantissimo ma spesso sottovalutato, il budget. Questo aspetto è il primo che affronto con i miei clienti, rilasciando loro un vero e proprio piano da gestire assieme.

Fissate un tetto massimo di prezzo oltre il quale non siete disposti ad andare. Valutate quest’aspetto nel complesso, cercando di evitare la scelta di location piuttosto “esose” che incidano quindi pesantemente sul budget totale, rischiando di dover farvi rinunciare successivamente ad altri aspetti fondamentali. Fissare un prezzo massimo vi aiuterà a ridurre la forbice delle location da visitare, concentrando la vostra attenzione su quelle realmente più appetibili. Inoltre se non avete una data particolare, domandate a chi vi mostra la location se ci sono dei giorni in cui i prezzi sono scontati. Non dimenticate di farvi sempre specificare quelli che sono i servizi inclusi e se ci sono vincoli per servizi o fornitori esterni (musicisti, Wedding Planner, fioristi e così via).

PROFESSIONALITA’:

Una volta che avrete iniziato le vostre visite, che siate soli o accompagnati da un Wedding Planner, non lasciatevi fuorviare dalla bellezza del posto, dagli spazi aperti, dalle sale e così via. La cosa più importante che dovrete valutare è la professionalità di chi vi accoglie, che quasi sempre è il direttore di sala o colui che si occupa della gestione del matrimonio. Una visita seria e professionale della struttura dovrà condurvi in tutti gli spazi della location. Personalmente ad esempio verifico sempre la quantità dei servizi igienici disponibili, chiedo di visitare cucine, camere degli sposi se disponibili. La visita dovrebbe concludersi con l’illustrazione dei menu, con la presentazione di foto e video illustrativi e soprattutto con il rilascio di una proposta, la richiesta dei vostri dati e la raccolta della vostra firma per la privacy.

Professionalità e serietà vi faranno dormire notti serene quando si avvicinerà il grande giorno, soprattutto se decidete di non affidarvi ad un Wedding Planner.

ASPETTI “TECNICI”:

Dopo i dovuti sopralluoghi, prima di effettuare la vostra scelta definitiva, non dimenticate di verificare i seguenti aspetti “tecnici”:

– come verrà gestito l’evento in caso di pioggia (ma su questo punto ci riallacciamo alla presenza del piano b!);

– la disponibilità / flessibilità a cambiamenti nel menu e nel design dell’evento. Spesso (o meglio quasi sempre…) le strutture offrono pacchetti predefiniti sia riguardo il menu che il tipo di allestimento. E’ solo con l’aiuto ed il supporto di un Wedding Planner che potrete creare un vero e proprio progetto di nozze studiato su misura clicca qui per scoprire le mie consulenze;

– se è previsto l’accesso ai disabili, laddove tra i vostri ospiti ci siano persone che hanno bisogno di particolare assistenza;

– la gestione degli orari (per i matrimoni serali ad esempio alcune strutture potrebbero chiedere degli extra se si supera un certo orario);

– se si tratta di strutture storiche o particolari, se ci sono assicurazioni da sottoscrivere o vincoli da rispettare;

– gli spazi adibiti al parcheggio;

– ed infine, chiedete il riferimento della persona che sarà sul posto il giorno dell’evento in modo da poterlo trasmettere agli altri fornitori.

Ora siete pronti per la scelta della location.
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