La scelta dei fornitori

La scelta dei fornitori: uno dei momenti più delicati nell’organizzazione del proprio matrimonio.
Non mi riferisco alle location, delle quali ho parlato qui , ma piuttosto a tutti i fornitori che ruotano intorno l’organizzazione generale, e più o meno strategici nella fase progettuale.

Fotografi e videomaker, fioristi, musicisti, eventuali catering, allestitori, negozi di bomboniere, tipografie, agenzie di animazione, bar catering, auto noleggi…
C’è davvero un mondo che gira intorno il matrimonio e spesso la ricerca del fornitore giusto richiede tempo e pazienza.

Lavorando dietro le quinte da tanti anni, posso dire di averne vissute tante e non nascondo di essermi scontrata a volte con una grande mancanza di professionalità. Ricevo tante email con proposte di collaborazione: le presentazioni sono spesso inconcludenti, poco chiare, senza trasparenza sui servizi, sui metodi di pagamento.
Mi rendo conto che per gli sposi che non hanno l’aiuto di un wedding planner, può essere difficile scegliere un fornitore; ci si affida ai feedback che si trovano in rete, al passaparola, al consiglio dell’amico.
A volte la scelta può essere vincolata ad una questione di budget, ma si può rischiare di arrivare a pagare poco per un prodotto davvero troppo scadente (chiedetevi perché un prezzo sia così basso…!). A volte può essere una scelta più giusta decidere di avere qualche servizio in meno piuttosto che “tanto” di pessima qualità.

Ma non è solo la qualità a spaventarmi; molte volte ci si affida senza tenere conto di tanti fattori che vengono fuori solo il giorno del matrimonio. La serietà, la professionalità, l’esperienza, la conoscenza dei luoghi…possono essere fattori difficili da valutare prima.

L’attività di ricerca e scelta dei fornitori e partner è stata, negli anni, per me molto importante e molto complessa. Ho incontrato tantissime persone. Ho macinato chilometri. Ho fatto errori di valutazione e di ingenuità. Spesso mi sono trovata di fronte chi predica la collaborazione e il networking da dietro un computer…e dimentica che quando trasporti il tutto nella vita reale, e devi stringere mani, affrontare critiche dirette, giustificare scelte, spiegare le tue posizioni, ridimensionare le tue aspirazioni in funzione di un progetto comune…tutto diventa più faticoso. E così, nella realtà, ognuno di noi viene fuori per quello che è.

Posso dire oggi di essermi circondata di professionisti di cui mi fido, che consiglio senza riserve alle mie coppie, e che lavorano con me con un obiettivo comune: portare a termine nel migliore dei modi possibili l’evento. 

Faccio un paragone con quello che avviene in cucina…gli gnocchi con il ragù della mia nonna sono il mio piatto preferito: composti da ingredienti semplici, sono una portata che troviamo in tantissimi menu; eppure non ho mai mangiato gnocchi più buoni di quelli che cucinava lei.
La qualità della materia prima, le dosi “a occhio”, la manualità, l’esperienza, i segreti…è l’insieme di tutto questo che rende il piatto unico. E non basta seguire la ricetta per raggiungere lo stesso risultato.

Per rendere unico un matrimonio non bisogna forse mettere insieme le stesse cose?

Quando scelgo i professionisti con cui lavorare, e da presentare agli sposi, so che non basta creare semplicemente una squadra di fornitori. È fondamentale saper riconoscere la qualità, scegliendo il fornitore giusto per quell’evento: ma non è sufficiente, ci vogliono anche tutte quelle cose in più.

Ogni wedding planner lavora in maniera diversa, e anche se gli ingredienti/fornitori spesso possono essere gli stessi, la differenza la fa proprio il valore aggiunto personale. Insomma, la “nonna”. E quindi…anche la scelta di un wedding planner è fondamentale al pari di quella degli ingredienti che dovrà mettere insieme.

Quali sono quindi le caratteristiche che dovrebbe avere un buon fornitore?

Dopo anni di esperienza, fermo restando la fondamentale qualità del proprio lavoro, queste sono quelle essenziali, che secondo me non dovrebbero mai mancare ad un professionista che opera nel settore degli eventi:
– presenza sito web, contatti e profili social
– tempestività nelle risposte alle richieste di preventivo e in fase progettuale
– chiarezza dei preventivi, con illustrazione dettagliata di tutto ciò che è compreso nella proposta (materiali, forniture, schede tecniche, personale, manodopera, extra eventuali)
– contratti ben scritti, con indicati i regimi fiscali e le condizioni di pagamento, oltre tutte le specifiche clausole di settore
– disponibilità ad appuntamenti e sopralluoghi
– massima puntualità e collaborazione il giorno dell’evento
– assistenza e flessibilità in caso di cambi di programma.

Tutte le foto di questo articolo sono di questo progetto che puoi leggere qui e sono state scattate da Federica Ariemma Photography

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